Электронный документооборот
Экономьте время и обменивайтесь любыми типами документов без бумажной волокиты
до 70 %
экономии на печати, курьерах и хранении бумаг
в 5 раза
ускоряется процесс документообоорота
Гарантия юридической значимости
всех подписанных документов
Максимальная прозрачность и контроль
над всеми документами
Процесс работы
Регистрация входящей корреспонденции
Создание регистрационной карточки входящей корреспонденции в один клик.
Отражение полной информации по входящей корреспонденции.
Возможность прикладывать файлы, как основной, так и вспомогательный документ.
Предоставление полного перечня входящей корреспонденции в едином окне.
Инициирование процессов:
- отправить на исполнение (поручение);
- зарегистрировать;
- ознакомить.
Ознакомление с документами
Каждая задача, направляемая исполнителю, сопровождается системным уведомлением со ссылкой на соответствующий объект. К примеру, при отправке любого документа (входящего или исходящего, служебной записки, приказа, распоряжения) получателю автоматически формируется сообщение в системе со ссылкой на данный документ.
При необходимости оповещение о наличии задания может дополнительно направляться через электронную почту и мессенджеры.
Формирование исходящей корреспонденции
Формирование исходящей корреспонденции начинается с создания документа, его регистрации в системе, утверждения ответственными лицами и отправки адресату. Процесс включает контроль версий, подписание ЭЦП, отслеживание статуса и хранение в электронном архиве для последующего доступа и анализа.
Согласование и утверждение исходящего документа
В ходе рассмотрения проекта исходящего документа согласующее лицо может:
- отклонить документ;
- согласовать документ;
- ознакомиться с проектом документа;
- воспользоваться опцией «Согласовать дополнительно».
Опция «Согласовать дополнительно» позволяет получить дополнительное мнение по проекту документа, на основании которого принимается итоговое решение.
Формирование служебной записки
Инициировать формирование служебной записки может любой сотрудник компании. Система позволяет создать проект документа как на основе текста, введённого в поле «Основной текст документа», так и на основании прикреплённого файла.
Также возможно одновременное использование обоих вариантов — в этом случае система сформирует единый проект документа: сначала будет представлен текст из системного поля, затем — содержимое прикреплённого файла (включая текст, таблицы, графики).
После формирования проекта документа пользователь может направить его для ознакомления заинтересованным сторонам.
Согласование и утверждение служебной записки
Аналогично обработке входящей и исходящей корреспонденции, в процессе рассмотрения служебной записки согласующее лицо имеет возможность:
- отклонить документ;
- согласовать документ;
- ознакомить заинтересованных участников с проектом документа;
- инициировать дополнительное согласование.
Механизм дополнительного согласования позволяет ответственному лицу получить экспертное мнение по проекту документа и на его основании принять окончательное решение.
Формирование распоряжений и приказов
При создании распоряжения или приказа пользователю предоставляется несколько вариантов формирования проекта документа:
- как и в случае со служебной запиской, система позволяет создать проект на основе текста, введённого в поле «Основной текст документа», либо на основании прикреплённого файла;
- возможно объединённое использование обоих вариантов — при этом система сформирует единый документ: сначала текст из системного поля, затем — содержимое файла (включая текст, таблицы, графики);
- возможность создания проекта документа на основе заранее подготовленного шаблона.
- дополнительно исполнителю предоставлены следующие функциональные возможности: - отправить на согласование; - ознакомить заинтересованные стороны.
Согласование и утверждение распоряжения и приказа
Аналогично функционалу ранее описанных модулей, согласующее лицо имеет возможность:
- отклонить рассмотрение документа;
- согласовать документ;
- ознакомиться с проектом;
-инициировать дополнительное согласование.
В отличие от распоряжения, после согласования проекта приказа он подлежит обязательной регистрации.
По завершении регистрации приказ автоматически включается в общий перечень приказов, а назначенным лицам направляется уведомление о возложении ответственности за контроль его исполнения.
ЕСЭДО (Единая система электронного документооборота) — это централизованная платформа, предназначенная для автоматизации процессов обмена электронными документами между различными организациями и государственными структурами. Она обеспечивает безопасное и надежное взаимодействие, сокращая время на обработку документов и снижая затраты на бумажный документооборот.
Создание и отправка документов: Пользователи могут создавать, подписывать и отправлять электронные документы через систему.
Прием и обработка документов: Полученные документы автоматически регистрируются и направляются на рассмотрение.
Контроль и мониторинг: Система позволяет отслеживать статус документов, сроки исполнения и выполнение поручений.
Интеграция с другими системами: ЕСЭДО может быть интегрирована с другими информационными системами, что упрощает обмен данными.
Безопасность и защита данных: Использование электронной подписи и шифрования обеспечивает защиту документов от несанкционированного доступа и изменений.
Преимущества ЭДО
Создание и согласование документов в пару кликов
Автоматизируйте рутину: служебные записки, приказы и любые другие документы в удобной цифровой форме
Электронная подпись
Подписывайте документы с помощью ЭЦП (Электронной Цифровой Подписи)
Интеграции
ЭДО легко встраивается в вашу IT-инфраструктуру, ускоряя обработку данных и исключая дублирование информации
Мгновенный обмен документами
Обменивайтесь документами с партнерами, клиентами и госорганами за секунды –никаких задержек и ожиданий
Контроль версий и история изменений
Отслеживайте, кто, когда и какие правки вносил, исключая потери важных данных
Безопасность
Шифрование данных, защита от несанкционированного доступа и автоматическое резервное копирование
ЭДО сокращает время работы с документами,
по сравнению с бумажными носителями
Сравните сами:
Отправка документа
Подпись/ печать
Отправка получателю
Возврат документа
ИтогоБумажный документооборот
1-7 дней
1-5 дней
1-3 дня
1-5 дней
12-14 дней
1-5 мин
1-15 мин
1-5 мин
1-15 мин
20-60 минПодпишите документ онлайн
Интеграции
Проверьте документ онлайн
Нам доверяет более 100 компаний
Выберите пакет услуг
Start
Управляйте бизнесом легко с нашей бесплатной облачной BPM-системой! Автоматизируйте процессы за минуты без программирования, работайте с любого устройства и получайте аналитику в реальном времени. Гибкая, масштабируемая и полностью бесплатная — начните сейчас и оптимизируйте задачи! Присоединяйтесь к тысячам компаний, уже упростивших управление!
- Для ИП и небольших компаний
- до 20 человек
- Создание и отправка документов
- Подписание документов
- Отправка уведомлений
- Хранение документов в облаке
Professional
Идеальное решение для автоматизации повседневных процессов без лишних затрат. Упростите работу команды, ускорьте выполнение задач и держите всё под контролем. Настройка без программистов, интеграции с популярными сервисами и поддержка всегда рядом. Начните оптимизацию уже сегодня — растите бизнес, а не бюрократию!
- Электронный документооборот
- Кадровый документооборот
- Финансовый документооборот
- Электронный архив
- Хранение документов в облаке
- Автоматизация бизнес-процессов
- Детальная аналитика и отчеты
- Интеграции
- Поддержка и обучение
Custom
Максимальная гибкость под задачи вашего бизнеса. Мы адаптируем BPM-систему под любые процессы, интегрируем с внутренними и внешними сервисами, настроим роли, отчёты и интерфейсы под вас. Персональное внедрение, техподдержка 24/7 и масштабируемость без ограничений. Идеально для компаний с уникальными требованиями. Получите решение, которое работает именно так, как нужно вам.
- Полная индивидуализация
- Гибкие интеграции
- Персональная поддержка
- Расширенные возможности
- Масштаб без ограничений
- Уникальные настройки интерфейса
- Внедрение под ключ