Заседания коллегиальных органов
Организация и проведение собраний коллегиальных органов с использованием электронных инструментов
Сокращение времени подготовки к заседанию до 70%
Снижение бумажного документооборота на 90%
Ускорение принятия решений в 2–3 раза
100% прозрачность решений и контроля исполнения
Возможности
Подготовка заседаний в несколько кликов
- Автоматизированное формирование повестки дня
- Рассылка приглашений участникам
- Прикрепление документов к повестке
- Назначение ответственных за подготовку вопросов
Цифровое проведение заседаний
- Видеоконференция с интеграцией Zoom, MicrosoftTeamsи других сервисов
- Голосование онлайн (открытое, тайное, рейтинговое)
- Ведение протокола в реальном времени
- Автоматическая фиксация всех решений
Управление документами
- Хранение и поиск протоколов заседаний
- Доступ к архиву всех решений и материалов заседаний
Контроль исполнения решений
- Автоматическое создание поручений на основе протоколов
- Назначение ответственных лиц
- Отслеживание статуса выполнения решений
Интеграции
Процесс работы
Формирование материалов на рассмотрение коллегиального органа
Подготовка материалов для рассмотрения коллегиальным органом осуществляется на основе заранее установленного шаблона, включающего обязательные поля и критерии.
Согласование материалов осуществляется с курирующим руководителем до направления на рассмотрение.
Указывается информация о согласующей группе, приглашённых участниках, ответственном за подготовку материала, а также докладчике.
К карточке вопроса могут быть добавлены:
- приложений к проекту решения
- приложений к пояснительной записке.
Формирование проекта пояснительной записки осуществляется с использованием предустановленного шаблона.
Материалы могут быть направлены на согласование с возможностью их отзыва до завершения процесса.
Согласование материалов с Курирующим руководителем
В системе формируется уведомление, содержащее ссылку на соответствующий вопрос; при необходимости уведомление может дублироваться на корпоративную почту и/или в мессенджеры.
Централизованный доступ к материалам вопроса.
Принятие управленческих решений:.
- «Отправить вопрос на доработку»
- «Согласовать».
При направлении материалов на согласование сотрудникам профильных подразделений (согласующей группе) курирующий руководитель может выбрать способ обработки:
- «Назначить исполнителя» (по принадлежности к подразделению);
- «Принять вопрос в обработку самостоятельно».
В процессе рассмотрения доступен выбор решения:
- «Согласовать»;
- «Отказать»;
- «Отправить на доработку».
Формирование повестки дня
Основным бизнес-владельцем процесса является Секретарь, а в случае вынесения вопросов на Совет Директоров — Корпоративный секретарь.
Все согласованные вопросы автоматически собираются в единый фильтр, на основании которого пользователь формирует повестку дня заседания коллегиального органа.
На этапе предварительного ознакомления с перечнем вопросов Секретарь или Корпоративный секретарь может выбрать одно из следующих действий:
Инициирование процессов:
- «Отправить на доработку»;
- «Выбрать необходимые вопросы и сформировать повестку дня».
При необходимости пользователь может перейти по ссылке на конкретный вопрос и детально ознакомиться с материалами, представленными к рассмотрению.
Голосование по вынесенному вопросу
Голосование осуществляется по каждому вопросу, включённому в повестку заседания коллегиального органа, в индивидуальном порядке.
Решения членов коллегиального органа подтверждаются с использованием ЭЦП НУЦ РК.
В рамках голосования участники принимают одно из следующих решений:
- «ЗА» / «Против»
- «Не участвовать в голосовании».
В ходе проведения заседания допускается добавление или исключение вопросов из повестки дня — при условии, что по данным вопросам ещё не принято решение.
Проект решения может быть откорректирован с учётом замечаний и предложений, озвученных членами коллегиального органа в ходе обсуждения.
Формирование выписки по вопросу
После утверждения материалов, вынесенных на рассмотрение коллегиального органа, по каждому из вопросов автоматически формируется выписка, которая направляется Инициатору и соответствующим стейкхолдерам.
Формирование поручений по утверждённым вопросам с последующим направлением ответственным исполнителям. В поручении указывается информация о сроке исполнения.
Формирование поручения
По результатам рассмотрения вынесенных вопросов осуществляется формирование поручений с последующим направлением ответственным исполнителям. В поручениях указываются сроки исполнения и другая необходимая информация.
Исполнитель или куратор поручения может принять одно из следующих решений:
- «Принять в работу»;
- «Назначить исполнителя».
В ходе исполнения поручения доступно действие:
- «Исполнено».
Формирование и подпись протокола коллегиального органа
По результатам утверждения всех вынесенных на рассмотрение коллегиального органа вопросов система сформирует протокол заседания коллегиального органа.
Утверждение протокола заседания коллегиального органа посредством ЭЦП НУЦ РК.
Нам доверяет более 100 компаний
Выберите пакет услуг
Start
Управляйте бизнесом легко с нашей бесплатной облачной BPM-системой! Автоматизируйте процессы за минуты без программирования, работайте с любого устройства и получайте аналитику в реальном времени. Гибкая, масштабируемая и полностью бесплатная — начните сейчас и оптимизируйте задачи! Присоединяйтесь к тысячам компаний, уже упростивших управление!
- Для ИП и небольших компаний
- до 20 человек
- Создание и отправка документов
- Подписание документов
- Отправка уведомлений
- Хранение документов в облаке
Professional
Идеальное решение для автоматизации повседневных процессов без лишних затрат. Упростите работу команды, ускорьте выполнение задач и держите всё под контролем. Настройка без программистов, интеграции с популярными сервисами и поддержка всегда рядом. Начните оптимизацию уже сегодня — растите бизнес, а не бюрократию!
- Электронный документооборот
- Кадровый документооборот
- Финансовый документооборот
- Электронный архив
- Хранение документов в облаке
- Автоматизация бизнес-процессов
- Детальная аналитика и отчеты
- Интеграции
- Поддержка и обучение
Custom
Максимальная гибкость под задачи вашего бизнеса. Мы адаптируем BPM-систему под любые процессы, интегрируем с внутренними и внешними сервисами, настроим роли, отчёты и интерфейсы под вас. Персональное внедрение, техподдержка 24/7 и масштабируемость без ограничений. Идеально для компаний с уникальными требованиями. Получите решение, которое работает именно так, как нужно вам.
- Полная индивидуализация
- Гибкие интеграции
- Персональная поддержка
- Расширенные возможности
- Масштаб без ограничений
- Уникальные настройки интерфейса
- Внедрение под ключ
