Финансовый документооборот
Система движения финансовых документов внутри организации и между внешними контрагентами (поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и т. д.), обеспечивающая учет, контроль и подтверждение финансово-хозяйственных операций
Сокращение сроков согласования финансовых документов до 85%
Снижение ошибок в расчётах и реквизитах до 90%
До 70%экономии на административных и операционных расходах
100% контроль и прозрачность финансовых операций
Процессы, которые вы можете автоматизировать с помощью финансового документооборота
Договоры
Создавайте, согласовывайте, подписывайте договоры на закупку товаров, работ и услуг и отправляйте на подписание контрагенту в электронном легитимном виде
Акты/ Акты выполненных работ
Отправляйте вашим контрагентам на подпись акты/АВР в электронном виде. Решение интегрировано с ИС ЭСФ (Электронная система счетов-фактур)
Счета-фактуры/ Накладные
Подтверждайте факт предоставления услуг или отгрузки товара и документируйте онлайн без длительных ожиданий
Счета/ Заявки на оплату
Запускайте счета на оплату прямо в системе. Нет необходимости распечатывать, вызывать курьера и ждать доставки
Электронный аудит
Функционал позволит упростить процесс финансового аудита как для компаний так и для аудиторов и аудиторских компаний. Работайте со всеми основными аудиторскими документами в электронном виде и сократите время на проведение аудита до 2 недель!
Заявки в АХО
Все заявки в административно-хозяйственный отдел вашей организации регистрируются в электронном виде: от закупки канцелярских товаров до проведения капитального ремонта помещений организации. Удобное хранение и быстрый поиск нужных документов
Бюджет доходов и расходов
Формируйте данные по статьям доходов и расходов и отслеживайте движение средств в электронном виде. Все процессы проходят прозрачно в одной системе
Процесс работы
Загрузка, создание и хранение документов
Поддержка ручной загрузки документов пользователями (через интерфейс).
Возможность автоматической генерации документов из шаблонов (например, счета или актов).
Хранение всех типов финансовых документов:
- счета на оплату
- акты выполненных работ
- товарные накладные
- универсальные передаточные документы (УПД)
- платёжные поручения
- внутренние заявки, счета-фактуры и т. д.
- Поддержка мультиформатности для разных подразделений или контрагентов.
Поддержка стандартных форматов
Загрузка и экспорт документов в различных форматах:
- PDF, DOC, XLS – для внутреннего документооборота и работы с пользователями.
- XML, CSV – для автоматического обмена с 1С, ERP и ЭДО.
Конвертация форматов (например, DOC → PDF) внутри системы.
Версионирование и журнал изменений
Автоматическое сохранение всех версий документа при изменениях.
Возможность отката к предыдущим версиям.
Отслеживание, кто и когда вносил изменения (включая комментарии или причины).
История согласований и правок, удобная для аудита и разбора инцидентов.
Иерархическая структура хранения
Гибкая система папок и категорий:
- по контрагентам (клиентам, поставщикам)
- по проектам и внутренним кодам
- по договорам и приложениям к ним
- по подразделениям, отделам или филиалам.
Поддержка фильтрации и метаданных: статус, сумма, дата, тип, ответственное лицо и пр.
Возможность быстрого поиска по любому параметру или сочетанию (поиск по реквизитам, номеру счета, ИНН и т. д.).
Подписание ЭЦП и проверка подлинности
Возможность подписания как вручную, так и автоматически (по сценариям/триггерам).
Проверка ЭЦП при получении документа — автоматическая валидация подлинности.
Приём/отправка документов и отслеживание статусов
Автоматическое сопоставление
Система автоматически:
- сопоставляет входящие документы с существующими договорами, контрагентами и проектами
- присваивает нужные атрибуты и метки
- предлагает действия (например, создать платёжку по счету).
Поддержка машинного обучения/шаблонов для «обучения» системе распознавать структуру документов разных контрагентов.
Интеграция с 1С, ERP и бухгалтерскими системами
Обмен документами (счета, акты, накладные, УПД, платёжки) с популярными платформами:
- 1С:Бухгалтерия, 1С:УПП, 1С:ЗУП;
- SAP, Oracle EBS, Microsoft Dynamics и др.
Двусторонняя синхронизация данных:
- автоматическое создание документов в ЭДО по данным из ERP
- обратная запись информации о статусах, подписях и доставке
Поддержка обмена через форматы XML, JSON, Excel, а также универсальные коннекторы.
Синхронизация с другими внутренними системами
CRM – подгрузка данных о клиентах, сделках, проектах для связывания с документами.
СЭД (система электронного документооборота) – синхронная работа с нефинансовыми и финансовыми документами, согласование.
Казначейство – передача заявок на платёж, контроль бюджета, централизованные утверждения.
BI-платформы – экспорт документов, проводок, аналитики в Power BI, Tableau, QlikView и др.
Импорт и экспорт платёжных документов
Загрузка платёжных поручений из внешних систем и выгрузка в банк-клиент.
Импорт выписок с отметками об исполнении платёжных документов.
Автоматическое сопоставление платёжных документов с контрагентами и договрами.
API и веб-сервисы
REST и SOAP API для разработчиков.
Возможность интеграции с любыми внешними системами: налоговыми порталами, госуслугами, порталами контрагентов.
Вебхуки и подписка на события (например, “документ подписан”, “платёж исполнен”).
Гибкая настройка маршрутов согласования
оздание шаблонов маршрутов в зависимости от:
- суммы документа (например, до 500 тыс. согласует начальник отдела, выше — директор);
- типа документа (акт, счёт, договор, платёжное поручение);
- подразделения или проекта;
- контрагента или направления бизнеса.
Поддержка динамической логики маршрутов — правила можно строить с помощью конструктора условий (например, «если сумма > X и контрагент – новый, то согласование с юристом обязательно»).
Типы согласования
Последовательное — каждый участник согласует документ один за другим по цепочке.
Параллельное — все участники получают документ одновременно, согласование считается завершённым после прохождения всех.
Условное (ветвление) — согласование зависит от результата предыдущих шагов (например, при отклонении документ уходит на доработку автору).
Возможность эскалации — если один из участников не согласовал в срок, документ уходит к его руководителю.
Контроль сроков и уведомления
Настройка дедлайнов на этапы (например, согласование не более 2 рабочих дней).
Уведомления по email, в мессенджеры, в мобильное приложение.
Напоминания и контроль просроченных согласований — аналитика по "узким местам".
Прозрачность и контроль
Вся история действий по документу: кто, когда, что согласовал или отклонил.
Возможность оставлять комментарии на этапах согласования.
Статусы согласования в реальном времени (в ожидании, согласовано, отклонено, на доработке и т.д.).
Архивная структура и защита
Организация архивов по:
- типам документов (счета, акты, накладные, ЭСФ и т.д.);
- контрагентам;
- договорам;
- проектам или подразделениям.
Защита от удаления: блокировка изменений и стирания без соответствующего уровня доступа.
Ведение аудита доступа: кто, когда, к какому документу обращался или пытался изменить.
Подготовка к передаче в архивы или внешним аудиторам
Формирование архивных пакетов с:
- файлами документов
- подписями,
- служебной информацией
метаданными в формате XML/ZIP.
Выгрузка в соответствии с требованиями государственных архивов и государственных органов (например, для финансового контроля, аудита, налоговых органов).
Ролевое разграничение прав
Назначение ролей и прав доступа в зависимости от должности, подразделения, уровня доверия.
Возможности управления доступом к:
- определённым типам документов (например, только к платёжкам или только к актам);
- определённым контрагентам/проектам;
- действиям (просмотр, редактирование, утверждение, подписание, удаление).
Поддержка иерархической модели доступа и гибкой настройки матрицы ролей.
Двухфакторная аутентификация (2FA)
Авторизация с использованием SMS-кодов, OTP-приложений (Google Authenticator, Microsoft Authenticator) или аппаратных токенов (eToken, JaCarta) и др.
Применение 2FA для входа в систему, доступа к чувствительным данным, подписания документов.
Шифрование данных
Шифрование при передаче (TLS/SSL) — все данные передаются в зашифрованном виде между клиентом и сервером.
Шифрование при хранении:
- Базы данных шифруются на уровне таблиц или столбцов.
- Файлы документов — с применением алгоритмов AES-256 и аналогов.
Возможность хранения шифровальных ключей в специализированных HSM-модулях.
Аудит и журналирование действий пользователей
Ведение журналов действий: кто, когда и что делал в системе:
- Загрузка/удаление/изменение документов.
- Подписание и согласование.
- Настройки маршрутов, прав, ролей.
Хранение логов на защищённых серверах с невозможностью редактирования.
Возможность выгрузки логов по запросу служб безопасности или аудиторов.
Отчёты по документообороту
Автоматическая генерация отчетов по:
- Количеству созданных, отправленных, подписанных документов;
- Статусам документов (на подписании, отклонены, просрочены и т.д.);
- Времени прохождения маршрутов согласования;
- Активности пользователей (кто и сколько обрабатывает).
Фильтрация и группировка по:
- контрагентам;
- подразделениям;
- видам документов;
- временным периодам.
Контроль задолженностей и неоплаченных счетов
Автоматический сбор информации о:
- неоплаченных счетах;
- просроченных платёжках;
- актах без закрытия;
Возможность настройки уведомлений и дашбордов для финансовых менеджеров и казначейства;
Поддержка контроля по договорам: оплачено vs выставлено.
Выгрузка отчётов для аудита, налоговых органов и руководства
Поддержка экспорта отчётов в форматы PDF, Excel, XML, CSV;
Специальные формы и шаблоны для:
- внутреннего и внешнего аудита;
- налоговых проверок;
- отчётности перед холдингом или инвесторами;
Возможность настройки периодических выгрузок (например, ежемесячных отчётов по УПД и актам).
Интеграция с BI-платформами
Подключение к: Power BI, Tableau, Qlik, Looker и др.;
Возможность построения дашбордов:
- с ключевыми метриками документооборота;
- аналитикой по задержкам, эффективности подразделений;
- визуализацией воронок согласования;
Обновление данных по расписанию (например, ежедневно или в реальном времени).
Веб-интерфейс с фильтрами, поиском, дашбордами
Интуитивно понятный интерфейс с панелью навигации и доступом к основным функциям системы.
Фильтры для быстрого поиска документов по ключевым параметрам: тип документа, статус, контрагент, дата, сумма и т.д.
Продвинутый поиск с поддержкой полнотекстового поиска по метаданным и содержимому документов.
Дашборды для визуализации ключевых показателей документооборота:
- Общее количество документов, ожидающих подписания или утверждения.
- Сроки, задержки, ошибки и просрочки в процессе согласования.
- Отчёты по взаимодействиям с контрагентами.
- Риски и статистика по выполнению финансовых обязательств.
Массовые операции
Возможность массового подписания документов (например, акты, счета-фактуры, платежные поручения).
Массовая отправка документов контрагентам через ЭДО.
Массовая загрузка документов с автоматической генерацией метаданных и распределением по папкам/категориям.
Управление подписанием: поддержка цифровых подписей для нескольких документов одновременно.
Мобильный доступ
Мобильная версия платформы для работы с документами через смартфоны и планшеты.
Просмотр и подпись документов на ходу.
Контроль сроков, напоминания и уведомления о задачах и действиях.
Поддержка важных функций с мобильного устройства, включая поиск и фильтрацию.
Поддержка многозадачности на мобильных устройствах (например, одновременная работа с несколькими документами или задачами).
Интерфейс на нескольких языках
Поддержка многоязычности интерфейса для международных компаний.
Переключение между языками через настройки пользователя (например, русский, английский, французский).
Локализация форматов дат, валют, единиц измерений и других региональных настроек.
Возможность работы с различными валютами и национальными налоговыми системами.
Интеграции
Нам доверяет более 100 компаний
Выберите пакет услуг
Start
Управляйте бизнесом легко с нашей бесплатной облачной BPM-системой! Автоматизируйте процессы за минуты без программирования, работайте с любого устройства и получайте аналитику в реальном времени. Гибкая, масштабируемая и полностью бесплатная — начните сейчас и оптимизируйте задачи! Присоединяйтесь к тысячам компаний, уже упростивших управление!
- Для ИП и небольших компаний
- до 20 человек
- Создание и отправка документов
- Подписание документов
- Отправка уведомлений
- Хранение документов в облаке
Professional
Идеальное решение для автоматизации повседневных процессов без лишних затрат. Упростите работу команды, ускорьте выполнение задач и держите всё под контролем. Настройка без программистов, интеграции с популярными сервисами и поддержка всегда рядом. Начните оптимизацию уже сегодня — растите бизнес, а не бюрократию!
- Электронный документооборот
- Кадровый документооборот
- Финансовый документооборот
- Электронный архив
- Хранение документов в облаке
- Автоматизация бизнес-процессов
- Детальная аналитика и отчеты
- Интеграции
- Поддержка и обучение
Custom
Максимальная гибкость под задачи вашего бизнеса. Мы адаптируем BPM-систему под любые процессы, интегрируем с внутренними и внешними сервисами, настроим роли, отчёты и интерфейсы под вас. Персональное внедрение, техподдержка 24/7 и масштабируемость без ограничений. Идеально для компаний с уникальными требованиями. Получите решение, которое работает именно так, как нужно вам.
- Полная индивидуализация
- Гибкие интеграции
- Персональная поддержка
- Расширенные возможности
- Масштаб без ограничений
- Уникальные настройки интерфейса
- Внедрение под ключ
