Электронный архив

Иерархическая структура архива

Классификация по папкам, категориям, темам, направлениям деятельности, структурным подразделениям.

Назначение метаданных (например: дата, автор, тип документа, статус).

Быстрая навигация даже в крупных архивах.

Сроки хранения

Автоматическое управление регламентированными сроками хранения документов в соответствии с внутренними политиками и законодательством.

Указание срока хранения при регистрации документа.

Напоминания ответственным сотрудникам об истечении сроков.

Разграничение по типам хранения: временное, постоянное, долгосрочное.

Уничтожение и архивирование

Перевод документа в статус «архивного» или удаление с формализацией процедуры.

Автоматическое формирование актов об уничтожении (с подписями и регистрацией).

Перемещение в долгосрочное архивное хранилище (в т.ч. с дополнительными мерами защиты).

Возможность сохранения метаданных даже после уничтожения основного документа.

Соответствие требованиям государственных архивных правил и стандартов (например, ГОСТ или отраслевые регламенты).

Метаданные и атрибуты

Присвоение каждому документу ключевых характеристик для структурирования и поиска.

Примеры атрибутов:

- Регистрационный номер

- Дата создания или поступления

- Автор или владелец

- Тип документа (приказ, договор, акт и т.д.)

- Статус (в работе, согласован, архивный)

- Связанная организация или контрагент

Расширенные фильтры

Интеллектуальный механизм для сужения поиска, по:

- Временным диапазонам (дата создания, дата изменения, срок хранения).

- Регистрационный номер

- Типам документов и категориям.

- Структурным подразделениям или ответственным сотрудникам.

- Ключевым словам и тегам.

Шаблоны описания

Автоматизированное заполнение метаданных при загрузке документа, на основе шаблона для конкретного типа документа.

Привязка шаблона к категории документа (например, для договоров автоматически заполняются поля: контрагент, сумма, срок действия).

Снижение количества ручных ошибок при вводе.

Повышение скорости регистрации документов.

Обмен с государственными информационными системами

Передача и получение документов через официальные государственные каналы при необходимости.

Интеграция с Е-лицензированием, ЕГОВ, электронным архивом МЮ РК.

Интеграция с облачными сервисами

Поддерживаемые платформы:

- OneDrive

- Google Drive

- Dropbox и др.

- Облачные хранилища локальных провайдеров

Мониторинг сроков хранения

Автоматическое формирование отчетов по документам, срок хранения которых истекает.

Уведомления ответственным сотрудникам о необходимости продления хранения, архивирования или уничтожения.

Интерактивные дэшборды

Визуализация ключевых показателей:

- общий объем архива;

- статус обработки документов (в работе, подписаны, архивированы и т.д.);

- распределение документов по отделам, типам, срокам.

Настройка пользовательских панелей с KPI и фильтрами.

Интеграция с BI-системами

Передача данных в внешние аналитические платформы (например, Power BI, Tableau, QlikView).

Возможность построения комплексной аналитики: корреляция документов с другими показателями (финансы, HR, IT и т.д.).

Автоматическая маршрутизация

Назначение категории документа, метаданных (тип, дата, автор и т.п.) на основании распознанного текста или шаблонов.

Автоматическая отправка документа в нужную папку или архивную структуру в зависимости от правил (например, по ключевым словам или штампу организации).

Возможность ручной корректировки перед сохранением (если потребуется).

Интеграция с другими корпоративными системами

HRM-системы — для получения информации по графикам, сменам, компетенциям операторов.

HelpDesk / Service Desk — для передачи технических запросов или проблем.

BI-системы — для анализа эффективности, построения отчетности и прогноза нагрузки.

ERP / Billing / E-commerce / Delivery — для автоматического получения статуса заказов, счетов, поставок.

Восстановление данных

Быстрое восстановление отдельных документов или всего архива из резервной копии.

Возможность восстановления на определённую дату (точка восстановления).

Контроль целостности восстанавливаемых данных.

Управление пользователями

Создание, редактирование, удаление учетных записей пользователей.

Назначение и изменение ролей и прав доступа (например, «читатель», «редактор», «администратор»).

Поддержка интеграции с корпоративными системами авторизации (Active Directory, LDAP).

Массовое управление пользователями (группы, шаблоны доступа).

Настройка шаблонов и маршрутов обработки

Конфигурация шаблонов документов с предопределёнными метаданными.

Настройка автоматических маршрутов обработки: кто согласует, утверждает, хранит и уничтожает.

Поддержка разных процессов для разных типов документов (например, договоры, кадровые документы, счеута).