До внедрения BPM-системы DamuBPM в Nazarbayev University мы сталкивались с рядом организационных и операционных трудностей, влияющих на эффективность внутренних процессов
1. Отсутствие централизованной платформы для управления HR-процессами затрудняло согласование кадровых заявок и ведение истории сотрудников:
2. Документооборот велся в ручном и разрозненном виде, что приводило к задержкам в согласованиях и повышенному риску потери информации.
3. Архивные документы не были должным образом оцифрованы и каталогизированы, что создавало проблемы при поиске и доступе к данным.
4.Финансовые процессы, включая заявки на оплату и согласование договоров, сопровождались сложной бюрократической цепочкой.
5.Отсутствовала единая система аналитики по внутренним бизнес-процессам, что ограничивало возможности для оценки эффективности.
6.Процессы обработки заявок от подразделений и сотрудников были фрагментированы, без общего канала отслеживания.
7.Интеграция между различными корпоративными системами (HR, финансы, документооборот) отсутствовала, что вызывало дублирование данных и несогласованность информации.
Внедрение DamuBPM стало важным этапом цифровой трансформации внутренних процессов Nazarbayev University. Система позволила выстроить единое пространство для управления более чем 120 бизнес-процессами, охватывающими ключевые направления – от HR и документооборота до финансов и сервисных заявок. HR-процессы, такие как прием, перевод, командировки и увольнение сотрудников, были автоматизированы и теперь проходят по четким маршрутам согласования, с возможностью отслеживания статусов на каждом этапе. Электронный документооборот заменил бумажные согласования: документы создаются, подписываются (в том числе с использованием ЭЦП) и хранятся в системе с полной историей действий.
Финансовые процессы, включая заявки на оплату, закупки, авансовые отчеты и договорную работу, теперь прозрачны и подотчетны благодаря встроенной системе контроля сроков и прав доступа. Особое внимание уделено интеграциям — DamuBPM синхронизирована с корпоративной почтой, платформами аналитики, цифровой подписью и внутренними информационными системами университета. Благодаря этому удалось устранить разрозненность ИТ-ландшафта и перейти к сквозным процессам без ручного дублирования информации. Модуль аналитики в DamuBPM предоставляет руководителям структурных подразделений и администрации университета сводные отчеты, диаграммы и KPI в режиме реального времени, что повысило скорость управленческих решений. Также значительно улучшено взаимодействие с внутренними клиентами – сотрудники теперь подают заявки на услуги через единую точку входа, с автоматическим распределением задач по ответственным. В целом, использование DamuBPM обеспечило рост прозрачности, управляемости и эффективности процессов, сократило сроки исполнения задач и повысило удовлетворенность сотрудников качеством внутреннего сервиса.
